Excel'den salon yazılımına geçiş rehberi

Excel kötü bir araç değil. Birçok salon yıllarca üye listesini, bitiş tarihlerini ve borçları bir tabloda tuttu ve işini gördü. Sorun tablonun kendisinde değil, tablonun kimseye haber vermemesinde: bitiş tarihi geçen üyeyi biri fark etmezse kapıdan girmeye devam eder, taksiti geciken üyeyi biri aramazsa borç büyür. Excel'den salon yazılımına geçiş, bu "biri fark etmezse" kısmını sisteme devretmek demek.

Geçişin kendisi korkulduğu kadar uzun sürmüyor. Asıl iş, aktarmadan önce listeyi temizlemek. Aşağıdaki sıra, GamGym'in içe aktarma ekranına göre yazıldı ama mantığı her programa uyar.

1. Listeyi temizleyin

İçe aktarmanın kalitesini dosyanız belirler. Üç şeye bakın.

Telefon numaraları. GamGym'de bir telefon numarası bir kişidir; aynı salonda aynı telefonla ikinci üye kaydı açılmaz. Listede aynı kişi iki kez varsa ("Mehmet Yılmaz" ve "M. Yılmaz", aynı numara) içe aktarmada ikinci satır hata verir. Bunları aktarmadan önce birleştirin. Numaraları da tek biçime getirin; kimi satırda başında 0, kimi satırda +90 olan bir sütun hata ayıklamayı zorlaştırır.

Ayrılmış üyeler. Üç yıl önce gelmeyi bırakmış 400 kişiyi yeni sisteme taşımak zorunda değilsiniz. Aktif üyeleri ve son bir yılda üyeliği bitenleri taşımak çoğu salon için yeterli. Eski listeyi arşiv olarak saklayın.

Notlar sütunu. Yıllardır biriken "dizinden sakat, squat yapmıyor", "eşi de üye" gibi notlar değerlidir ama dağınıktır. Aktarmadan önce bir göz atın; kişisel sağlık bilgisi içeren notları üye kartının not alanına taşımak yerine PAR-Q belgesiyle yeniden almak daha doğru olur. KVKK tarafını ayrı bir yazıda anlattık.

Tarihler. Başlangıç ve bitiş tarihlerini tek biçimde yazın. Aynı sütunda hem "01.03.2026" hem "1 Mart" varsa sorun çıkar. Deneme aktarımı tarihlerin doğru okunup okunmadığını gösterecek.

2. Sütunları adlandırın

İçe aktarma ekranı Türkçe ve İngilizce sütun adlarını tanır. Kişi bilgileri için:

• ad, soyad, telefon, e-posta
• dogum_tarihi, cinsiyet
• notlar, etiketler

Etiketler sonradan işinize yarar: "sabahçı", "öğrenci", "kurumsal" gibi etiketlerle bildirim gönderirken ya da rapor alırken üyeleri süzersiniz.

3. Devir sütunları: üyelik ve bakiye

Eski sistemdeki aktif üyeliği de aynı dosyayla taşıyabilirsiniz. Bunun için ek sütunlar var:

• paket: GamGym'de önceden tanımladığınız paketin adı
• baslangic ve bitis: üyeliğin tarihleri
• kalan_giris: girişli paketlerde kalan giriş sayısı
• bakiye: açılış bakiyesi; pozitif sayı üyenin borcu, negatif sayı alacağı

Bu sütunları kullanmak için personelde ayrı bir yetki gerekir; böylece her resepsiyon görevlisi toplu borç yükleyemez. Devir üyeliği satış olarak sayılmaz, tahsilat raporunuzu şişirmez. Bakiye, üyenin carisine açılış kaydı olarak düşer.

Dosyada olmayan tek tük üyeler için üye kartında "Eski sistemden üyelik devri" ve "Açılış bakiyesi" pencereleri var; tek kişiyi elle taşırsınız.

4. CSV olarak kaydedin

İçe aktarma ekranı .xlsx dosyasını doğrudan okumaz. Excel'de "Farklı kaydet" ile CSV olarak kaydedin; Türkçe karakterlerin bozulmaması için "CSV UTF-8" seçeneğini kullanın. Dosya en çok 5 MB ve 5.000 satır olabilir. Daha büyük listeyi ikiye bölün; her dosyanın ilk satırında sütun adları dursun.

5. Önce 20 satırla deneyin

Bütün listeyi ilk seferde yüklemeyin. 20 satırlık bir dosya hazırlayın, içinde bilerek bir de sorunlu satır olsun: tarihi bozuk ya da telefonu tekrar eden. Aktarın ve sonuca bakın. İçe aktarma satır satır çalışır; bir satır hata verirse yalnız o satır atlanır, diğerleri aktarılır ve hatalı satırlar nedenleriyle listelenir.

Ekranda üyelere karşılama mesajı gönderme seçeneği de var. Deneme aktarımında bunu kapalı tutun. 20 kişiye yanlış tarihli bir karşılama gitmesi, gitmemesinden kötüdür.

6. Geçiş gününü seçin

Bir kesim günü belirleyin ve o günden sonra Excel'e yeni kayıt girmeyin. Ayın ilk günü genelde kötü bir seçim, çünkü yenilemeler ve taksitler o güne yığılır. Haftanın sakin bir günü daha iyi. Geçiş haftasında resepsiyon iki yere birden yazmasın; iki liste bir hafta sonra mutlaka birbirini tutmaz.

İlk hafta üye kartlarını kontrol edin: kalan gün, borç, dondurulmuş üyelikler. Hatalı satırları düzeltip ikinci dosyayla yükleyin.

İlk ayın sonunda iki listeye bakın. Biri bitişi yaklaşan üyeler: Excel'de bu listeyi her hafta birinin filtreyle çıkarması gerekiyordu, artık panoda duruyor. Öteki borçlu üyeler: açılış bakiyesiyle gelen borçlar ve geçişten sonra açılan taksitler aynı alacak ekranında görünür. Bu iki liste doğruysa geçiş tamamlanmış demektir.

Çıkış kapısı da açık

Bir programa geçerken bir gün çıkmak isteyip istemeyeceğinizi de sorun. GamGym'de üye listesini o anki süzgeçle CSV olarak dışa aktarabilirsiniz; dosya Excel'de açılır. Verinizin sizde kaldığını bilmek geçiş kararını kolaylaştırıyor.

Yardım

Uzaktan kurulum ve veri taşıma GamGym'de ücretsiz: dosyanızı ekibimizle birlikte gözden geçirip aktarabiliriz. Başvuru işletmeler sayfasında; Excel ile salon yazılımının konu konu karşılaştırması Neden GamGym sayfasında. Hangi programı seçeceğinize henüz karar vermediyseniz salon yazılımı seçerken bakılacak 10 şey yazısıyla başlayın. Geçişten sonra üye kaybını izlemeye de oradan devam edebilirsiniz; bitişi yaklaşan üyeler artık panoda kendiliğinden listeleniyor.

300 üyeli tipik bir liste temizlendikten sonra tek bir CSV dosyasında, 5.000 satır sınırının çok altında aktarılır.