PT üye takibi ve ödeme takibi: paket, kalan seans, borç ve ay sonu

PT üye takibi ve ödeme takibi, her üyenin hangi paketi aldığını, kaç seansının kaldığını, ne ödediğini ve ne borcu olduğunu aynı kayıtta tutmaktır. Bu kayıt düzgün tutulursa ay sonunda kimden ne alacağınızı hesaplamazsınız, listeye bakarsınız.

Bu yazı yalnız kayıt ve para tarafını anlatıyor. Takvim, seans ayırma ve programlar için personal trainer programı yazısına bakabilirsiniz.

Üye kartında ne olmalı

PT öğrenci takibi diye aranan iş aslında tek bir karttan ibaret: kişi, paketi ve parası. GamGym'de üye kartında şunlar bir arada duruyor:

• iletişim bilgileri ve imzaladığı belgeler,
• aldığı paketler, her paketin kalan seansı ve bitiş tarihi,
• ödemeleri, kalan borcu ve gecikmiş tutar,
• hesap ekstresi, yani satış ve ödemelerin tarih sırasıyla dökümü,
• ölçümleri.

Üyeyi telefon numarasıyla eklersiniz ve bir telefon numarası tek kişi sayılır. Üyeniz başka bir salonda da üyeyse kayıtlar karışmaz: siz kendi kaydınızı görürsünüz, salon kendisininkini.

Paket türleri

Paketleri kendiniz tanımlarsınız. Antrenörler için en kullanışlı üç tür şunlar:

• seans paketi: 8, 12 ya da 16 seans, isterseniz bir geçerlilik süresiyle,
• süreli paket: aylık online koçluk gibi,
• karma paket: aylık koçluk artı belirli sayıda yüz yüze seans.

Seans paketinde kalan hak her yapılan seansla düşer. Üye aynı sayıyı portalda görür, bu yüzden "kaç seansım kaldı?" sorusu size gelmez.

Satış anında ödeme: peşin, kısmi, taksitli

Paketi satarken üç durumdan biri olur. Üye tamamını öder; paket hemen açılır ve ödeme kaydı düşer. Üye bir kısmını öder; kalan tutar üyenin borcu olarak kartında görünür. Ya da paketi taksitle satarsınız.

Taksitli satışta tutar eşit parçalara bölünür, ilk taksit bugün, sonrakiler aylık vadelidir. Varsayılan üst sınır 12 taksit, kurallardan değiştirebilirsiniz. Vadeye 3 gün kala ve vadeden sonra 1, 3 ve 7. günlerde üyeye uygulama içinde hatırlatma gider. Hatırlatma gün sayısı da kurallarda.

Kısmi ödemeye izin vermek istemiyorsanız açık hesapla satışı kurallardan kapatabilirsiniz; o zaman taksitsiz satışta tamamı peşin istenir.

Havale ile ödeme

Kartla online ödeme henüz açık değil, bu yüzden ödemeler havaleyle ya da elden alınıyor. Havale yapan üye portaldan "Havale yaptım" bildirimi gönderir ve dekontunu ekler. Bildirim panelde Havale bildirimleri ekranına düşer; dekontu açıp onaylarsınız ya da reddedersiniz. Onaylanan havale ödeme olarak üyenin kartına işlenir ve borcundan düşer.

Bu düzen sizi banka uygulamasında "bu 3.000 TL kimden geldi?" diye aramaktan kurtarır. Para ile kişi baştan eşleşmiş gelir.

Makbuz ve iade

Aldığınız her ödemenin makbuzunu yazdırabilirsiniz. Yanlış alınan ya da geri verilmesi gereken bir ödemeyi iade olarak kaydedersiniz; ilk kayıt yerinde kalır, ters bir kayıt onu düzeltir. Ay sonunda tahsilat toplamı bu yüzden gerçek rakamı gösterir.

Ay sonu tablosu

Paketler ve tahsilat ekranının Özet sekmesi antrenörün aylık resmi. Burada şunlar var:

• bu ay satılan paket sayısı ve net tahsilat (iadeler düşülmüş),
• açık alacak ve bunun gecikmiş kısmı,
• onay bekleyen havaleler,
• en çok gecikmiş beş borçlu, yanında "Tahsil et",
• yenilenecek paketler: 2 ya da daha az seansı kalan ya da 7 gün içinde biten, yanında "Yenile",
• satıştaki paketleriniz ve her birinde kaç aktif üye olduğu.

Daha ayrıntılı bakmak isterseniz Tahsilatlar listesi tarih ve ödeme yöntemine göre süzülür ve yöntem toplamlarını gösterir. Alacaklar listesi kimin ne kadar borcu olduğunu verir.

Mevcut üyeleri sisteme taşımak

Yeni bir sisteme geçerken en çok zorlanılan yer yarısı kullanılmış paketler ve eski borçlar. Bir üyenin 12'lik paketinden 5 seansı kaldıysa onu yeni bir satış gibi girmeniz gerekmiyor. Üye kartındaki "Eski sistemden üyelik devri" ile paketi kalan seans sayısıyla açarsınız; devirde satış ve borç yazılmaz. Üyenin size eski bir borcu varsa onu ayrıca açılış bakiyesi olarak girersiniz ve bugün vadeli borç olarak görünür.

Bu ayrım ay sonu rakamlarını temiz tutar: devredilen paketler bu ayın satışı gibi görünmez, eski borç da gelir sayılmaz. Üye sayınız azsa her kartı tek tek girmek yarım saat sürer. Uzun bir liste için CSV ile toplu içe aktarma da var; ayrıntısı Excel'den geçiş yazısında.

Örnek: 18 üyeli bir antrenörün ayı

Rakamlar örnek. 18 üyesi olan bir antrenör düşünün. 12 üye 8 seanslık paket alıyor, paket 6.000 TL. 6 üye aylık online koçluk alıyor, ayı 3.000 TL. Bu ay satış toplamı 72.000 + 18.000 = 90.000 TL.

Seans paketi alanlardan 3'ü iki taksitle ödüyor; her birinin ikinci taksiti olan 3.000 TL gelecek ay vadeli. Online üyelerden biri ödemeyi unutmuş, vadesi geçmiş. Özet ekranı şunu gösteriyor: satış 90.000 TL, net tahsilat 78.000 TL, açık alacak 12.000 TL, bunun 3.000 TL'si gecikmiş.

Antrenör gecikmiş tek borçlunun satırındaki "Tahsil et"e basıyor ve üyenin kartında tahsilat penceresi açılıyor. Üye ertesi gün havaleyi yapıp dekontu yüklüyor; onaydan sonra gecikmiş tutar sıfırlanıyor. Yenilenecekler listesinde ise 4 üye var. Antrenör bunları ay bitmeden konuşuyor, çünkü paketi biten üyeyi geri kazanmak, yenilemeyi zamanında sormaktan zor. Üye kaybının çoğu bu sessiz bitişlerde oluyor.

PT üye takibi ve ödeme takibinde sık yapılan hatalar

Satışı kaydetmeden seansa başlamak. Önce seans, sonra "ödemeyi konuşuruz" dediğiniz paket, ay sonunda kimsenin hatırlamadığı bir borca dönüşür. Satışı seanstan önce girin, ödeme sonra gelecekse borç olarak görünsün.

Kısmi ödemeyi not defterine yazmak. Kalan tutar ancak sistemde borç olarak durursa listeye düşer ve hatırlatma gider.

Havaleyi banka hesabından kontrol edip kayda geçirmemek. Para gelmiş ama kartta görünmüyorsa üye borçlu görünmeye devam eder ve yanlış kişiyi aramış olursunuz.

Ücretsiz paketin 20 üye sınırında kalmak için geçmişi olan üyeleri silmek. Silinen kayıt sınırda yer açar ama o kişiyi kartındaki geçmişle birlikte üye listenizden de çıkarır. Sınır size dar geliyorsa Pro'ya geçmek daha doğru; ayrıntısı serbest antrenörler için ücretsiz uygulama yazısında.

Kişisel harcamayla işin parasını aynı yerde tutmak. GamGym tahsilatı gösterir; giderlerinizi ve vergi tarafını muhasebecinizle ayrıca takip edin.

Başlamak için

Üye kartı, paketler, taksit, havale bildirimi ve Özet ekranı ücretsiz Antrenör paketinde var, 20 üyeye kadar. Antrenör ol formuyla kaydolun, önce en çok sattığınız paketi tanımlayın, sonra mevcut üyelerinizi kalan seanslarıyla ve borçlarıyla girin. Fiyatlar antrenörler için sayfasında.