Ders ve rezervasyon: bekleme listesi, hatırlatma ve yoklama

Grup dersi olan her salonun aynı üç sorunu var: ders dolar ama yarısı gelmez, bekleyen üye yer açıldığını öğrenemez, eğitmen yoklamayı kâğıda alır ve kâğıt kaybolur. Ders rezervasyonu, bekleme listesi ve yoklama birbirine bağlı olduğu için üçünü ayrı ayrı çözmeye çalışmak işe yaramıyor. Bu yazıda GamGym'de bu zincirin nasıl kurulduğunu ve hangi kuralların salonun elinde olduğunu anlatıyoruz.

Haftalık program bir kez kurulur

Ders programını her hafta baştan yazmak gerekmiyor. Haftalık programa gün, saat ve kapasiteyi bir kez giriyorsunuz; sistem buna göre 35 gün ileriye kadar oturumları kendisi üretiyor. Pazartesi 19:00 pilates, 12 kişi: bu satır beş hafta boyunca takvimde hazır duruyor ve üyeler rezervasyonu portaldan yapıyor.

Tatil ya da eğitmen değişikliği gibi tek seferlik durumlarda yalnız o oturumu düzenliyorsunuz. Salon bir dersi iptal ettiğinde rezervasyonu olan üyelere bildirim gidiyor.

Bekleme listesi kendiliğinden ilerler

Ders dolduğunda üye bekleme listesine giriyor. Biri rezervasyonunu iptal ettiğinde listedeki ilk kişi otomatik olarak derse alınıyor ve ona bildirim gidiyor. Resepsiyonun kimseyi araması gerekmiyor.

Otomatik terfi dersten 60 dakika önce duruyor. Sebebi basit: ders başlamadan yarım saat önce "yer açıldı" bildirimi alan biri büyük ihtimalle yetişemez ve o yer boş kalır. Bekleme listesini ve otomatik terfiyi salon isterse kapatabiliyor.

İptal ve gelmeme kuralı sizin

Üye dersten 2 saat öncesine kadar ücretsiz iptal edebiliyor; bu süre salonun ayarı. Daha geç iptal eden ya da hiç gelmeyen üyede ne olacağını da siz seçiyorsunuz: ders hakkı düşer, bir ücret yazılır ya da hiçbir şey olmaz. Kredili paket satan bir salonla sınırsız üyelik satan bir salonun aynı kuralı uygulaması zaten anlamsız.

Sürekli yer tutup gelmeyen üyeler için bir otomatik kural daha var: 30 gün içinde 3 kez gelmeyen üye 7 gün boyunca rezervasyon yapamıyor. Sayıları salon değiştirebiliyor. Amaç, dolu görünüp yarısı boş geçen derslerin önüne geçmek.

Hatırlatma ve eğitmene liste

Rezervasyonu olan üyeye dersten 120 dakika önce hatırlatma bildirimi gidiyor. PT seanslarında hatırlatma üç kez yapılıyor: bir gün önce, 2 saat önce ve 15 dakika önce.

Eğitmen tarafında da bir kolaylık var. Dersten 90 dakika önce eğitmene katılımcı listesi bildirimi gidiyor; kim geliyor, kaç kişi var, eğitmen salona gelmeden biliyor.

Yoklama: kapı alıyor

Yoklamanın en zahmetsiz hali, kimsenin almadığı yoklama. Girişle rezervasyon aynı sistemde olduğu için üye kapıdan QR ile girdiğinde o saatteki dersine katılımı kendiliğinden işaretleniyor. Kapının nasıl çalıştığını QR ile giriş yazımızda anlattık.

Eğitmen ya da resepsiyon yoklamayı elle de alabiliyor; kapıyı kullanmayan salonlarda ya da kapıdan girip derse katılmayan üyede bu gerekiyor. Ders bittiğinde işaretlenmemiş rezervasyonlar varsayılan olarak "katıldı" sayılıyor; böylece yoklamayı unutan eğitmen yüzünden üyeye haksız ceza yazılmıyor. Bu varsayılanı da salon değiştirebiliyor.

Kapasiteyi kayda bakarak seçin

Kapasite rakamını çoğu salon odanın büyüklüğüne bakarak koyar. Daha iyi bir ölçü, gelmeme oranı. 12 kişilik bir pilates dersine her hafta 12 rezervasyon gelip ortalama 9 kişi katılıyorsa, ya kapasite 14'e çıkabilir ya da gelmeme kuralı sıkılaşmalı. Hangisinin doğru olduğu salonun tarzına bağlı: butik bir stüdyo kalabalığı sevmez, büyük bir salon boş mindere katlanmaz.

Bu kararı verebilmek için yoklamanın doğru alınması şart. Kapıdan girişte otomatik işaretleme ve ders sonu varsayılanı sayesinde elinizde her ders için gerçek bir katılım sayısı oluyor. Bir ay sonra hangi saatin gerçekten dolduğunu, hangisinin kâğıt üzerinde dolu olduğunu ayırt edebiliyorsunuz. Bunu tek haftaya bakarak değil en az dört haftalık kayıtla yapın; tek haftanın sayıları tatile ve havaya fazla bağlı. Boş geçen saatleri kapatıp dolu saate ikinci bir ders eklemek, aynı eğitmen maliyetiyle daha çok üyeye ders vermek demek.

Randevulu kapasite: dersi olmayan alanlar için

Her rezervasyon bir ders değil. Fitness alanını yoğun saatlerde sınırlamak isteyen salonlar için randevulu kapasite var: "18:00–19:00 fitness alanı, 40 kişi" gibi bir zaman dilimi açıyorsunuz, üye yerini ayırıyor. Bu rezervasyon ders hakkı düşürmüyor.

Paket rezervasyon şartı koyuyorsa kapı yalnız rezervasyon saatinden en çok 30 dakika önce açılıyor; rezervasyonsuz gelen üye gerekçesiyle reddediliyor. Sauna gibi kapasitesi küçük alanlarda da aynı yapı işe yarıyor. Yoğun saatlerdeki doluluk oranını kontrol etmenin en düzgün yolu bu.

PT seansları aynı takvimde

Kişisel antrenman da aynı altyapıda. Eğitmenin haftalık müsaitliğinden izin günleri düşülüyor ve 30 dakikalık boş saatler çıkıyor; üye en az 2 saat önceden ve en çok 30 gün ileriye seans alabiliyor. Seansta eğitmenin ekranında 30 saniyede bir değişen bir katılım kodu çıkıyor, üye kodu okutunca seans iki tarafın onayıyla kayda geçiyor. Serbest çalışan antrenörler için ayrı bir yazımız var.

Hangi pakette?

Ders programı, randevulu kapasite ve PT, GamGym'in Profesyonel (ayda 6.999 TL +KDV) ve Zincir paketlerinde var. Başlangıç paketinde ders ve PT yok; üyelik, QR ile giriş, online satış, programlar ve muhasebe var. Paket karşılaştırması işletmeler sayfasında, Excel ve diğer çözümlerle konu konu karşılaştırma Neden GamGym? yazısında.

Başlarken iptal süresini 2 saatte, gelmeme kuralını "hak düşer"de bırakın ve ilk ayın sonunda gelmeme sayılarına bakarak değiştirin.