Çok şubeli salonlar ve alt bayiler: tek panelden yönetmek

İkinci şubeyi açan salon sahibinin ilk öğrendiği şey, iki şubenin iki ayrı Excel dosyası demek olmadığıdır. Bir üye Kadıköy'de üyelik alıp Ataşehir'e gitmek ister, protein tozu bir şubede biter ötekinde rafta bekler, resepsiyon görevlisi kendi şubesinin kasasıyla ilgilenmelidir. Çok şubeli salon yönetimi bu soruların her gün yeniden sorulmaması demek.

GamGym'de çoklu yapının iki biçimi var ve aralarındaki farkı baştan anlamak sonradan çok vakit kazandırıyor.

Şube ile alt bayi arasındaki fark

Şube, aynı işletmenin başka bir salonudur. Üye kaydı işletmeye aittir; bir kişi bir kez kaydedilir ve hangi şubeye gelirse gelsin aynı kart açılır. Paketler, market kataloğu ve personel aynı panelde yönetilir.

Alt bayi ayrı bir işletmedir: kendi sahibi, kendi üyeleri, kendi verisi vardır. Franchise ya da bayilik modeliyle çalışan markalar için düşünüldü. Alt bayi platform ücreti ödemez, ana firmanın paketini kullanır. Ana firma her alt bayiye hangi özellikleri ve ne kadar kota vereceğini kendisi belirler.

Kısa bir kural: kasası ve sahibi aynıysa şube, değilse alt bayi. Bu seçimi ilk gün doğru yapmak önemli, çünkü bir şubeyi sonradan ayrı işletmeye çevirmek üyelerin ve geçmiş kayıtların hangi tarafta kalacağı sorusunu açar.

Şubeler: tek üye kaydı, şubeye göre ayar

Bir üyelik paketini tanımlarken hangi şubelerde geçerli olacağını seçersiniz: tüm şubeler ya da yalnız seçilenler. "Yalnız Ataşehir" paketini almış üye Kadıköy kapısında okuttuğunda kapı "bu şubede geçerli değil" gerekçesiyle reddeder; resepsiyon tartışmaya girmeden nedenini görür.

Market tarafında katalog tektir ama fiyat ve stok şubeye göredir. Aynı ürün bir şubede farklı fiyatla satılabilir, stok şubeler arasında transfer edilir, sayım şube şube yapılır. Kasa da şubeye bağlıdır: her şube kendi gününü açar ve kapatır, sayılan ve beklenen tutar arasındaki fark o şubenin kaydına düşer.

Personeli istediğiniz şubelere bağlarsınız. Ataşehir'e bağlı resepsiyon görevlisi Ataşehir'in derslerini, kasasını ve listelerini görür; üye kaydı işletmenin ortak kaydı olduğu için üye kartını ise her şubeden açabilir. Paneldeki şube seçimi listeleri ve pano sayılarını o şubeye göre süzer. Tahsilat raporu ödeme yöntemine ve şubeye göre ayrılır, hangi şubenin ayı nasıl geçtiği yan yana görünür. Profesyonel ve Zincir paketlerinde saat bazlı yoğunluk haritası da şube şube bakılabilir; hangi şubenin doluluk oranı hangi saatte tavan yapıyor, oradan okunur.

Gün içinde de durum şube şube izlenir. Canlı geçiş ekranı o an içeride kimlerin olduğunu, bugünkü girişleri ve reddedilen okutmaları gösterir. Akşam 19:00'da bir şube dolarken öteki yarı boşsa bunu ertesi ayın raporundan değil, o akşam ekrandan görürsünüz. Her şubenin kapısına ayrı bir tablet bağlanır; tabletler geçiş noktası sınırına sayılmadığı için şube sayısı arttıkça ek ücret çıkarmaz.

Alt bayiler: ayrı veri, ortak limit

Alt bayinin üyelerini ana firma görmez, alt bayi de ana firmanınkini görmez. Bu bilinçli bir seçim: her işletme kendi üyesinin verisinden kendisi sorumlu ve veritabanı düzeyinde ayrı tutuluyor.

Ortak olan şey limitler. Şube, alt bayi ve personel sayısı ağın toplamından sayılır. Zincir paketinde 10 şube, 5 alt bayi ve 100 personel varsa bu sayılar tüm ağa yeter, ana firma kotayı alt bayiler arasında paylaştırır. Antrenman programı şablonları da ana firma izin verdiğinde alt bayilerle paylaşılabilir; böylece markanın standart programı her bayide aynı olur.

Henüz olmayan şeyi de söyleyelim: alt bayilerin rakamlarını ana firmada tek ekranda toplayan bir rapor, ana firmanın alt bayi paneline gözetim için girmesi ve alt bayi fiyatlarını kilitleme şu an yok. Her alt bayi kendi raporunu kendi panelinde görür. Bayiliklerinizi bugün tek rapordan izlemeniz gerekiyorsa bunu demoda konuşalım.

Fiyat: şube başına ne ödersiniz

Yayınlanan fiyat listelerinde ek şube çoğunlukla ayrı ücretli bir eklenti olarak satılıyor; bazı yabancı programlar her şube için paketin tam fiyatını istiyor. GamGym'de durum şöyle (aylık, +KDV):

• Profesyonel: 6.999 TL, 3 şube, 15 personel, 1.500 üye.
• Zincir: 14.999 TL, 10 şube ve 5 alt bayi, 100 personel, 10.000 üye.
• Ek şube ya da ek alt bayi: 1.999 TL, Profesyonel ve Zincir'e eklenir.

10 şubeli bir ağ Zincir'de şube başına ayda yaklaşık 1.500 TL'ye denk geliyor. Profesyonel'e iki ek şube ekleyen 5 şubeli bir işletme ayda 10.997 TL öder, yine Zincir'in altında kalır. Yıllık ödemede 10 ay ödenir, 12 ay kullanılır. Tüm tablo işletmeler sayfasında.

Yeni şube açarken sıra

1. Şubeyi adresi, çalışma saatleri ve saat dilimiyle açın.
2. Paketlerin hangi şubelerde geçerli olacağını gözden geçirin; yeni şubeyi eklemek istediğiniz paketleri güncelleyin.
3. Personeli şubeye bağlayın, rollerini verin.
4. Market ürünlerinin o şubedeki fiyatını ve açılış stokunu girin.
5. Kapı için bir tablet bağlayın; tabletle QR geçişi her pakette var ve geçiş noktası sınırına sayılmaz. QR girişin nasıl çalıştığını ayrı bir yazıda anlattık.

Mevcut üyelerinizi yeni yapıya taşıyacaksanız Excel'den salon yazılımına geçiş rehberi işe yarar; GamGym'in diğer seçeneklerle konu konu karşılaştırması da Neden GamGym sayfasında.

Beş, on ya da daha fazla şubede firma geneli kuralları, şube rollerini ve şubeleri sisteme taşıma planını zincir spor salonu yönetimi yazısında anlattık.

Yeni şubenin panelde açılması genellikle birkaç dakika sürer; asıl iş, hangi paketin hangi kapıyı açacağına karar vermektir.