Spor salonu üye takip programı: biten üyelik, gelmeyen üye, borç

Spor salonu üye takip programı, kimin üyeliğinin bittiğini, kimin gelmeyi bıraktığını, kimin borcunun geciktiğini ve kimin yenilemediğini siz sormadan önünüze koyan yazılımdır. Üye listesini tutmak işin kolay kısmı; zor olan, kaybetmek üzere olduğunuz üyeyi o hâlâ üyeyken görmek.

Bu yazıda bir üyenin salondaki hayatını kayıttan yenilemeye kadar izliyoruz ve her aşamada GamGym'de hangi listeye bakacağınızı yazıyoruz. Sistemin genel resmi için spor salonu yönetim sistemi yazısına bakabilirsiniz.

Üye takibi neden liste tutmaktan fazlası

Excel'de üye listesi tutan salon, "kimin üyeliği bu hafta bitiyor" sorusunu tarihe göre sıralayarak cevaplayabilir. "Kim üç haftadır gelmiyor" sorusunu cevaplayamaz, çünkü tabloda kapı kaydı yok. Üye kaybı çoğunlukla bu ikinci soruda başlıyor: üye önce gelmeyi bırakıyor, birkaç hafta sonra da yenilemiyor.

Takip programının işi bu iki bilgiyi (üyelik ve geliş) aynı kayıtta birleştirmek. GamGym'de "son geliş" kapıdan izinli giriş ya da katıldığı ders veya PT seansı, hangisi daha yeniyse o.

Bitmek üzere olan üyelikler

Üye listesindeki "Bitmek üzere" süzgeci 7 gün içinde biten ya da PT hakkı 2 seansa düşen üyelikleri gösteriyor. Aynı liste panelin Bugün ekranında da duruyor ve her satırın yanında "Yenile" düğmesi var; düğme doğrudan satış penceresini açıyor.

Üyeye de haber gidiyor. Bitişe 7, 3 ve 0 gün kala, yenilemediyse bitişten 3 ve 7 gün sonra üyenin bildirim kutusuna hatırlatma düşüyor. Üyenin daha geç biten başka bir üyeliği varsa hatırlatma atlanıyor. Bu bildirimler uygulama içi ve her pakette ücretsiz; SMS gönderimi henüz açık değil.

Gelmeyi bırakan üyeler

En değerli liste bu. Üyeliği aktif olup belli bir süredir gelmeyen kişi, yenileme gününde büyük ihtimalle yenilemeyecek kişidir. GamGym'de iki ayrı liste var:

• Bugün ekranındaki ve üye listesindeki "gelmeyenler": varsayılan olarak 14 gündür son gelişi olmayan aktif üyeler. Süreyi şube bazında değiştirebiliyorsunuz. Üyeliği bu süreden yeni başlayan kişi listeye girmiyor.
• Geçiş raporlarındaki geri kazanım listesi: 21 günden uzun süredir kapıdan girmemiş aktif üyeler, telefonları ve son ziyaret tarihleriyle. Bu liste gelişmiş raporların parçası, Profesyonel ve Zincir paketlerinde açık.

Üye listesini "son geliş" sütununa göre sıralayıp en uzun süredir gelmeyenden başlayabilirsiniz. Aramada ne söyleyeceğiniz basit: "Sizi bir süredir görmedik, programınızı yenilemek ister misiniz?" Üye kaybı çoğu zaman bu aramayı kimsenin yapmamasından doğuyor.

Dondurma: kuralı siz koyun

Tatil ya da sakatlık yüzünden dondurma talebi her salonda geliyor; sorun, kuralın her seferinde resepsiyonda yeniden konuşulması. GamGym'de üyelik dondurma kuralları ayar olarak duruyor:

• Toplam dondurma günü paket başına (pakette yoksa salonun genel sınırı).
• En az kaç gün dondurulabileceği ve en çok kaç kez.
• İsterseniz dondurma ücreti.

Dondurma çözüldüğünde üyeliğin bitişi dondurulan gün kadar uzuyor. Üye talebini kendi portalından da gönderebiliyor. Bu talebin nasıl karşılanacağını salon seçiyor: talep alma, personel onayıyla uygula ya da talep anında uygula. Varsayılan personel onayı.

Borç ve taksit

Taksitli satışta takip edilecek şey bir tutar değil, bir takvim. Finans menüsündeki Alacaklar ekranı iki görünüm sunuyor: üye başına toplam borç ve gecikmiş tutar ("Borçlular") ya da kalem kalem taksitler ("Taksitler"). Üstte toplam alacak, gecikmiş tutar ve 30 gün içinde vadesi gelecek tutar yazıyor. Her satırdaki "Tahsil et" üye kartını tahsilat penceresiyle açıyor.

Taksitli borçlarda üyeye vadeye 3 gün kala (süre ayarlanabiliyor) ve vadeden 1, 3 ve 7 gün sonra hatırlatma gidiyor. Borçlu üyenin kapıda ne yaşayacağını da siz seçiyorsunuz: uyar, engelle ya da serbest bırak, tolerans gün ve tutarıyla.

Hakkı bitenler

On girişlik pakette dokuzuncu girişi yapmış ya da PT paketinde son seansına gelmiş üye, takvime göre hâlâ aktif görünür. Üye listesindeki "Hakkı biten" süzgeci aktif üyeliği olduğu halde giriş, ders ya da PT hakkı tükenmiş kişileri ayırıyor. Bu kişiler yenilemeye en hazır üyeler; aramak için en iyi zaman da hak bittiği hafta.

Yenileme ve tutma raporu

Raporlar menüsündeki üyelik raporu üç soruya cevap veriyor:

• Yenileme oranı: dönemde biten üyeliklerden kaçının sahibi, bitişten 15 gün önce ile 30 gün sonra arasında yeni bir üyelik başlatmış.
• Tutma oranı: yeni üyelerin ilk üyeliklerinden 30, 60 ve 90 gün sonra hâlâ geçerli bir üyeliği var mı.
• Geliş sıklığı: aktif üyelerin son 28 günde kaç kez geldiği (hiç, 1–3, 4–7, 8–11, 12 ve üstü).

Geliş sıklığında "hiç" ve "1–3" gruplarına düşen aktif üye sayısı, gelecek ayın yenileme oranı hakkında size bugünden bilgi veriyor.

Örnek hesap: yenilemeyen üyenin maliyeti

400 aktif üyeli bir salon düşünün. Üyeliklerin yüzde 20'si bu ay bitiyor, yani 80 üyelik. Yenileme oranınız yüzde 70 ise 24 kişi yenilemiyor. Ortalama aylık üyelik ücretiniz 1.200 TL ise bu, her ay yaklaşık 28.800 TL'lik tekrar eden gelirin kapıdan çıkması demek. Yenileme oranını yüzde 80'e çıkarmak 8 üyeyi, yani ayda 9.600 TL'yi geri getirir.

Aşağıdaki hesaplayıcı aynı hesabı sizin rakamlarınızla yapıyor: aktif üye sayınızı, bu ay biten üyeliklerin oranını, yenileme oranınızı ve ortalama üyelik ücretinizi girin; ayda kaç üye ve ne kadar gelir kaybettiğinizi gösterir.

Yeni üyeyi kaçırmamak: aday panosu

Takip yalnız mevcut üyeler için değil. Salon sayfasından deneme talebi bırakan, telefonla fiyat soran ya da kapıdan bakıp çıkan kişi aday panosuna düşüyor. Pano dört sütun: yeni, arandı, deneme dersi ayarlandı, deneme yapıldı. Kart sonunda üyeye dönüşerek kazanılıyor ya da gerekçesi yazılarak kaybediliyor. Her adayın bir takip günü var ve Bugün ekranı o gün aranacakları sayıyor. Online satış ve deneme formu online üyelik satışı yazısında.

Sık yapılan hatalar

• Yalnız bitiş tarihine bakmak. Bitişe 7 gün kala arayınca geç kalmış olabilirsiniz; gelmeyi bırakan üye daha önce sinyal verir.
• Listeyi kimseye atamamak. "Gelmeyenleri herkes arasın" denen salonda kimse aramaz. Bir kişiye, haftanın belli bir gününe verin.
• Dondurma kuralını yazmamak. Her talep pazarlığa dönerse üyeler arasında adaletsizlik başlar.
• Raporları ayda bir açmak. Yenileme oranı geçmişi anlatır; günlük listeler bugünü değiştirir.

Bir yazılım seçme aşamasındaysanız ölçütleri spor salonu yazılımı nasıl seçilir yazısında topladık.

Denemeye başlamak

Ücretsiz deneme Başlangıç paketinde 3 ay, diğer salon paketlerinde 14 gün. Başvuru formu işletmeler sayfasında; hesabınızı ekibimiz açıyor. Üye listenizi bitiş tarihi ve kalan haklarıyla içe aktardığınız gün "bitmek üzere" listesi dolar, gelmeyenler listesi de kapıdaki ilk iki haftadan sonra.