Spor salonu yönetim sistemi nedir? 400 üyeli bir salonun bir günü

Spor salonu yönetim sistemi, üye kayıtlarını, satışı ve tahsilatı, kapıdaki girişi, dersleri ve raporları tek bir yerde tutan yazılımdır. Ne işe yaradığını en iyi, sıradan bir salonun bir gününü baştan sona izleyerek görürsünüz; bu yazıda 400 üyeli örnek bir salonun gününü GamGym üzerinden anlatıyoruz.

Spor salonu yönetim sistemi neleri kapsar

Çoğu salonda bu işler dört ayrı yere dağılmış durumda: üye listesi bir tabloda, borçlar resepsiyon defterinde, ders listesi bir mesaj grubunda, PT seansları eğitmenin telefonunda. Yönetim sistemi bunları aynı kayda bağlar. Üye kapıdan girdiğinde sistem borcunu da, kalan hakkını da, o saatteki dersini de bilir.

Alan	Gün içindeki karşılığı
Üye kaydı	Tek ekranda kalan gün, kalan hak, borç, imzalı belgeler, son geliş
Satış ve tahsilat	Paket satışı, taksit, kasa, havale onayı, makbuz
Geçiş	Kapıda QR, giriş ve çıkış kaydı, ret gerekçesi
Ders ve PT	Haftalık program, rezervasyon, bekleme listesi, yoklama
Raporlar	Tahsilat, yenileme ve tutma oranı, kapı raporları
Personel yetkileri	Kim neyi görür, kim iade yapar, hangi şubede çalışır
Üye tarafı	QR, rezervasyon, borç ve belgeler üyenin telefonunda

Örnek: 400 üyeli bir salonun bir günü

Tek şubeli, iki resepsiyon görevlisi ve dört eğitmeni olan, 400 aktif üyeli bir salon düşünün. Sabah 07:00'de açılıyor, en kalabalık saatleri 18:00 ile 21:00 arası. Aşağıdaki saatler bu örnek salonun gününden.

07:00 Kapı açılıyor

Kapının yanında bir tablet duruyor. Üye, telefonunun tarayıcısında açtığı üye portalından QR kodunu gösteriyor; kod 30 saniyede bir değiştiği için ekran görüntüsüyle başkasına geçmiyor. Üyeliği biten biri geldiğinde tablet girişi reddediyor ve gerekçeyi yazıyor, resepsiyonun hatırlaması gerekmiyor.

Borçlu üyeye ne olacağını salon seçiyor: uyar, engelle ya da serbest bırak. Ayrıntısı QR ile giriş yazısında. Turnike ya da kapı kilidi düşünüyorsanız turnike sistemi yazısı seçenekleri karşılaştırıyor.

09:00 Resepsiyon günün listesine bakıyor

Panelin ilk ekranının adı Bugün. Üstte bekleyen işlerin sayıları var: online siparişler, bugün aranacak adaylar, onay bekleyen havaleler, gecikmiş borçlar. Altında üç sütunluk bir iş listesi duruyor ve her satırda tek bir düğme var:

• Gelmeyen üyeler: varsayılan olarak 14 gündür gelmeyen aktif üyeler, yanında "Ara".
• Tahsil edilecekler: vadesi gelmiş ya da geçmiş borçlar, yanında "Tahsil et".
• Bitmek üzere olanlar: 7 gün içinde biten ya da PT hakkı 2 seansa düşen paketler, yanında "Yenile".

Örnek salonumuzda bu sabah listede 9 gelmeyen üye, 6 tahsilat ve 11 bitmek üzere olan paket var. Resepsiyon sakin saatte bu 26 satırı bitiriyor. Bu listelerin nasıl kullanılacağını üye takip programı yazısında ayrıca anlattık.

11:00 Bir yenileme, üç taksit

Üyeliği bitmek üzere olan bir üye üç aylık paketi üç taksitle yeniliyor. Sözleşme ve sağlık beyanı imzası satışta zorunluysa sistem imzasız satışa izin vermiyor; üye tablete imzasını atıyor, imza o anki metinle birlikte saklanıyor. Taksitler üyenin hesabına vadeleriyle düşüyor. Vadeye birkaç gün kala üyenin bildirim kutusuna hatırlatma gidiyor.

Para tarafında her hareket deftere yazılıyor ve gün sonunda kasa sayımı yapılıyor. Taksit üst sınırını salon belirliyor, en çok 36.

17:30 Akşam dersinden önce

Eğitmen 18:30 dersinden yaklaşık bir buçuk saat önce kaç kişinin geleceğini ve bekleme listesinde kaç kişi olduğunu bildirim olarak görüyor. Dolu derste biri iptal edince sıradaki kişi, dersten 60 dakika öncesine kadar, kendiliğinden derse alınıyor. Üye kapıdan girdiğinde derse katılımı da işaretleniyor; eğitmen ayrıca yoklama almıyor. Ders ve PT, Profesyonel ve Zincir paketlerinde var; kuralların ayrıntısı ders ve rezervasyon yazısında.

19:00 En kalabalık saat

Giriş ve çıkış birlikte kaydedildiği için panelin canlı ekranı şu an içeride kaç kişi olduğunu gösteriyor. Doluluk sınırı koyduysanız aşıldığında kapı ya uyarıyor ya da girişi durduruyor, seçim sizin. Salonun doluluk oranını tahminle değil kayıtla bilmek, akşama ikinci eğitmen koyup koymamaya karar verirken işe yarıyor.

23:00 Salon kapalıyken

Salonun sayfasını gezen biri aylık paketi online alıyor, sözleşmesini telefonda imzalıyor. Üyelik "bekliyor" durumunda açılıyor; ödemeyi ertesi gün salonda ya da havaleyle yapacak. Ödenmeyen sipariş 3 gün sonra kendiliğinden iptal oluyor. Kartla online ödeme bugün açık değil, bunu baştan söyleyelim. Satın almaya hazır olmayan başka bir ziyaretçi deneme talebi bırakıyor; talep sabah aday panosunda "yeni" olarak bekliyor. Akışın tamamı online üyelik satışı yazısında, sayfanın kendisi salon web sitesi yazısında.

Ertesi sabah: raporlar

Tahsilat raporu ödeme yöntemine ve şubeye göre ayrılıyor. Üyelik raporu dönemde biten üyeliklerin ne kadarının yenilendiğini, yeni üyelerin 30, 60 ve 90 gün sonra hâlâ üye olup olmadığını ve aktif üyelerin son 28 günde kaç kez geldiğini gösteriyor. Profesyonel ve Zincir paketlerinde saatlik yoğunluk haritası ve 21 gündür gelmeyen aktif üyelerin telefonlu listesi de var. Üye kaybını azaltmak için ilk bakılacak yer bu iki ekran.

Personel yetkileri: herkes her şeyi görmesin

Hazır roller resepsiyon, şube müdürü, muhasebe, antrenör, diyetisyen ve genel personel için ayrı izin setleriyle geliyor. Resepsiyon rolü üye kaydeder, satış yapar, tahsilat alır ve kasayı yönetir; iade, üyelik iptali ve üye listesini dışa aktarma ise bu rolde yok. Antrenör kendi seanslarını ve üyelerinin ölçümlerini görür, kasaya erişmez.

Personeli bir şubeye bağladığınızda yalnız o şubenin kayıtlarıyla çalışır. Kendi rolünüzü tanımlamak Profesyonel ve Zincir paketlerinde açık. Birden çok şubeyle çalışıyorsanız zincir spor salonu yönetimi yazısı bu ayarları şube ölçeğinde anlatıyor.

Üye tarafı: telefonda, yüklemesiz

Üye portalı telefonda tarayıcıdan açılıyor, mağazadan uygulama indirmek gerekmiyor. Üye QR kodunu, ders ve PT rezervasyonlarını, borcunu ve ödemelerini, imzaladığı belgeleri, programlarını ve ölçümlerini buradan görüyor, dondurma talebini de buradan gönderebiliyor. Üyeler portala alışınca resepsiyonu arayan telefon sayısı düşüyor. Bu tarafın ayrıntısı spor salonu mobil uygulaması yazısında.

Sık yapılan hatalar

• Kapı kurallarını ilk gün en sıkı haliyle açmak. Borç ve doluluk için bir hafta "uyar" ile başlayıp ret raporuna bakmak daha az kavga çıkarır.
• Herkese sahip yetkisi vermek. Resepsiyonun iade yapabildiği bir sistemde kasa farkının kaynağını bulmak zorlaşır.
• Eski programı ve yeni sistemi aylarca yan yana yürütmek. İki yerde tutulan borç, ikisinde de yanlış olur. Geçişi bir güne toplamak için Excel'den geçiş rehberine bakın.
• Üyelere portalı tanıtmamak. QR, rezervasyon ve borç takibi üye telefonunda açılmadıkça yük yine resepsiyona kalır.

Hangi paket size uyar

GamGym paketleri üye, şube, personel ve geçiş noktası sınırına göre ayrılıyor; QR geçiş, online üyelik, programlar ve muhasebe bütün salon paketlerinde var. Aşağıdaki araç üye ve şube sayınızı alıp hangi paketin uyduğunu güncel paket verisinden gösteriyor. Fiyatlar işletmeler sayfasındaki fiyat tablosunda.

Bir yazılım seçerken neye bakacağınızı spor salonu yazılımı nasıl seçilir yazısında, GamGym'in diğer seçeneklerle konu konu karşılaştırmasını Neden GamGym? sayfasında bulabilirsiniz.

Denemeye başlamak

Ücretsiz deneme Başlangıç paketinde 3 ay, diğer salon paketlerinde 14 gün. Başvuru formu işletmeler sayfasında; formu gönderdikten sonra hesabınızı ekibimiz açıyor ve deneme o gün başlıyor. İlk gün şube saatlerini girin, bir paket tanımlayın ve kapıya bir tablet bağlayın; ertesi sabah Bugün ekranı dolmaya başlar.